home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Eagles Nest BBS 4 / Eagles_Nest_Mac_Collection_Disc_4.TOAST / General Business / MyMailList / On Line Instructions < prev    next >
Text File  |  1989-05-30  |  7KB  |  138 lines
  1. ON-LINE INSTRUCTION GUIDE
  2.  1. DISPLAY
  3.  2. EDITING
  4.  3. EDITING PROMPTS
  5.  4. EXPORTING DATA
  6.  5. IMPORTING DATA
  7.  6. INCREMENTS
  8.  7. INDEX
  9.  8. PRINTING
  10.  9. PURGING DUPLICATES
  11. 10. SEQUENCING RECORDS 
  12.  
  13. 1. DISPLAY
  14. You can choose to display certain records within your data base. For Example,
  15. pull down the "Display" menu at the top of the screen and select "Category 1"
  16. Doing so will redisplay your data showing only those records which have the 
  17. "Category 1" box checkmarked.
  18.  
  19. Categories are "OR" functions.  You can select to display by any or all of
  20. the items in the menu. If you select to display "Category 2" and "Category 4"
  21. records, records which have either "Category 2", or "Category 4", or both 
  22. checkmarked will be displayed.
  23.  
  24. If you select to display "Category 1" and "Active"  then only those records 
  25. which have both "Category 1" and "Active" checked will be displayed.
  26.     
  27. You can also a display certain "range" of items in the list.  Select "Range" 
  28. under the "Display" menu at the top of the screen and move the cursor to the 
  29. "Index" window.  Point to the item you want at the beginning of your range 
  30. and click the Mouse Button.  Do the same thing for the end of the range.  
  31. The Index Window will now only show those items in the range you selected.
  32.  
  33. 2. EDITING
  34. Point and click on any data field you wish to edit.  The field will be 
  35. highlighted and the blinking insertion point will appear.  Now type and the 
  36. data will type directly over the entry prompt.  Press "Return" to move from 
  37. field to field, "Tab" or "Page Down" to move to the next record.
  38.  
  39. 3. EDITING PROMPTS
  40. You can change the prompts to read whatever you wish.  Select "Prompts" from 
  41. the Edit Menu. 
  42.  
  43. You will be presented with a dialog box from which you can select any prompt 
  44. to edit by clicking on it.  The blinking insertion point appears and you can 
  45. now type.  You may also select from among the four prompt sets available.
  46.  
  47. 4. EXPORTING DATA
  48. You can export data from MyMailList to a word processing program or to a
  49. text file. Pull down the File Menu and, for example, select "Export to Text 
  50. File."A message appears saying "Exporting to File Named MyMailListTextFile".
  51.  
  52. Then select "Quit" from the File Menu to return to the desktop.  Notice that 
  53. a file called "MyMailList Text File" has been created on the desktop.  
  54.  
  55. Boot your word processing program and Open the newly created file.  You're 
  56. now ready to go.  All the information from your original file appears in this 
  57. file.  Each field is separated by a comma.
  58.  
  59. 5. IMPORTING DATA
  60. Another thing you can do with MyMailList is take data from other sources 
  61. and import it into MyMailList.  
  62.  
  63. Select "Import From Text File" from the "File" Menu.  A dialog appears asking 
  64. you to select the file to be imported.  Select the file you want to import 
  65. and click it open.  A dialog will appear asking you to name this imported 
  66. file.  Type in its new name and click on "Save."  You will then be asked to 
  67. specify a record format.  Select the appropriate one.  A message will then 
  68. appear indicating that the file is being imported.
  69.  
  70. For an "Import" to be successful, the data in the file must be in the 
  71. following format:
  72.     1. It must have a Header defining the names of the field in the import 
  73.         file, separated by commas.
  74.     2. The Data must be stored one record per line.
  75.     3. The names of the fields must match exactly those names of the prompts.
  76.  
  77. 6. INCREMENTING/DECREMENTING
  78. You can raise or lower a number in the note field by using the "Increment" or 
  79. "Decrement" command.  Select the the number in the note field and then simply 
  80. hold down the Apple key and press "+" for incrementing, "-" for decrementing.  
  81. This command increments or decrements the last number in the field by one.
  82.  
  83. 7. INDEX
  84. The "Index" will display any field (Last Name, First Name, Title, etc.) you
  85. choose in all the records.  Pull down the "Index" menu at the top of 
  86. the screen and each of these fields will appear.  Point the cursor to 
  87. your chosen attribute, click the mouse, and all of those fields will 
  88. appear immediately in the "Index" window.
  89.  
  90. For example, if there had been last names in the "Index" window before and
  91. you point the cursor at "Title," all the  titles (and only their 
  92. titles) will now appear in the "Index" window.
  93.  
  94. 8. PRINTING
  95. You can change the font, size and style to suit your needs.  Simply pull down
  96. the "Print" Menu and select "Font" without releasing the Mouse Button.  
  97. Select your desired font from this menu and release the Mouse Button.  The 
  98. font you select will then have a checkmark by it if you return to that menu, 
  99. but it will not show up on the screen in the regular Display Window.  The 
  100. exact same process is used for the "Style" and "Size" commands.
  101.  
  102. After selecting a font, size and style you may then select your document
  103. ("Label", "Envelope", "Card" or "Booklet") through the same method.
  104. The Phone Card size is 2 1/8" by 3 1/4" and will fit in your wallet.  The
  105. Pocket Size is 3 1/2" by 5".  The Senior Daytimer Size is 3 1/2" by 6 1/2"
  106. and will fit in a Senior Daytimer. The Organizer Size is 5 1/2" by 8 1/2".
  107. The Full Page and Table sizes are 8 1/2" by 11". 
  108.  
  109. Selecting "Format" under the Printing Menu will list what fields will be 
  110. printed as well as the margins, label size and labels across.
  111.  
  112. Finally, at the bottom of the print menu is the selection of what you want 
  113. printed.  Print either your entire list or individual entries by releasing 
  114. the Mouse Button at the appropriate box.
  115.  
  116. 9. PURGING DUPLICATES
  117. With MyMailList you can purge those records that bear an exact or close 
  118. resemblance to each other.  To do so, follow these steps.
  119.     1. Click on the "Order" button (Lower Right).
  120.     2. Choose Sort Fields and their character lengths.  It is recommended 
  121.         that the first 5 characters of zip be one of these fields.
  122.     3. Click the "OK" button.
  123.     4. Click the "Sort" button.
  124.     5. Select "Candidates for Purging" from the Display Menu.
  125. You can now scroll your records and delete those which are duplicates.
  126.  
  127. 10. SEQUENCING RECORDS
  128. You can also create automatic ordering of your entries through MyMailList's 
  129. "sequencing" function.
  130.  
  131. Point and click in the Note Field of the Upper Entries Window.  Then type a 
  132. number of some sort (10, for instance) and press "Return" to enter.  
  133.  
  134. Then point and click on the note field of the Lower Entry Window.  Hold down 
  135. the "Apple" Key and type S (or select "Sequence" from them "Tools" Menu.)
  136. The Lower Entry will appear with the number immediately following the Upper 
  137. Entry.  This function is ideal for assigning file numbers or account numbers 
  138. to records.